淺談如何做好辦公室主任工作
2019-06-21 16:49:43   來源:雄縣站   評論:0 點擊:

作者:韓偉    字數:2021
    辦公室處于承上啟下的地位,是連接領導和基層的橋梁,協調各有關部門關系的紐帶,保持站內工作正常運轉的中樞,在日常工作中具有十分重要的作用。上級和站內的各項決策能否在基層不折不扣得到貫徹落實,站內后勤工作是否保障有力,職工文化生活開展工作是否有聲有色,很大程度上取決于有沒有一個合格,稱職的辦公室主任,因此做一個忠于職守,勤于值守的優秀辦公室主任,不僅是上級領導的要求,也是職工的殷切期盼,更應該是辦公室主任為之努力奮斗的目標。
    一、辦公室主任的基本職能
     (一)參謀職能,辦公室主任的參謀職能大多是圍繞領導決策進行的,主要表現在,再決策形成過程中,在幫助領導全面了解基層情況,確定工作方向和重點范圍及程度上發揮參謀作用;在決策實施過程中,在幫助領導及時了解工作進展情況,審時度勢強化控制上發揮參謀作用;在決策實施過程結束后,在幫助領導正確總結經驗,進行新的決策活動上發揮參謀作用。
    (二)承辦職能,辦公室主任的承辦職能大致來自三個方面,一是來自上級部門的,主要是上級領導部門交代的事項,如工作調研,信息反饋,工作總結等,需認真對待按期完成。二是來自領導的,對于站班子的決策,辦公室主任要帶領后勤人員不折不扣的去落實,負有領導、組織,指揮和管理的責任,是第一責任人,三是來自站內各科室和收費站的站內職工需辦理有關事項或對站內的意見或建議,按程序應先和辦公室取得聯系,這就需要辦公室主任根據實際情況去處理,總之,辦公室主任在對所負責的事項上要高度負責,一絲不茍,落到實處。
    (三)管理職能,管理職能主要是針對辦公室內部而言,集中體現在三個方面,一是文書管理,公文處理與保管需要進行的撰稿、校對印制收發登記、歸檔等環節是必不可少的,辦公室主任負責對文書工作統一領導,統一組織安排,負責督促、檢查,把好質量關,防止濫抄送和形式主義,二是事務管理,辦公室作為站內事務性辦事機構,辦公室主任作為負責人,應該事無巨細,都要認真操辦。會議安排、接待,辦公用具以及為站內職工提供生活服務的有關事項,讓辦公室真正成為站內工作的樞紐。
    (四)協調作用,辦公室主任履行協調職能,主要是抓好縱向、橫向協調和內部協調。縱向協調即使上下級之間關系融洽,上會下行,下情上曉,上下緊密配合步調一致。橫向協調即票證,監控、財務等各科室融洽和諧。
    (五)要有責任感,在辦公室工作任何一件事情都無小事,如果稍微有小小工作上的失誤,就會牽一發而動全身,影響到各個環節的落實,而作為辦公室主任必須做到事無巨細高度負責的工作態度
    二、辦公室主任應具備的素質與修養
     收費工作的順利開展,需要站內后勤工作的有力保障,也就是需要一個得力的辦公室主任,得力就是素質高,修養好。其中政治素質是辦公室主任的首要素質,要具有堅定的共產主義理想信念,能堅定馬克思主義是“三個代表”重要思想的忠實實踐者。其次品德素質是除了政治素質以外,最基本最重要的素質之一,要顧權大局、服從組織、關心他人、謙虛謹慎、嚴于利己。作為辦公室主任要樹立為職工服務的理念,對任何工作及日常事務要熱誠有誠意感,大家在一起共事,是事業的需要也要理解成一種緣分,要互相關心,互相包容、互相理解、互相尊重,要努力去營造團結和諧、努力向上、溫馨融洽的集體氛圍,要學會以誠待人、以理服人。再有心理素質要做到急而不躁、隨和不盲從、自信不固執、多思不多疑心,遇事要多溝通、多商量、多協調。要從本職工作出發,發揮自己的長處,彌補自身的不足,來適應工作的需要。
    具備三種素質之外還要在工作中樹立三種意識。一是樹立敬業意識,所謂敬業意識,就是要帶著濃厚的興趣感情去做每項工作,我能夠為站領導和同志們服務是一件很光榮的事情,就要努力去做好,心里要時刻裝有這種心態,去認真的對待每一件細微的事情,這樣才能做好做細。除了這些,辦公室主任還要對公文的知識、后勤設施的使用保養要熟記于心,各種法律法規的了解熟悉和掌握要入腦入心,這樣才能當好領導的參謀和助手。二是樹立公仆意識。所謂公仆意識也就是服務意識、熱心,要有一副熱心腸,滿腔熱情的服務,自愿服務,盡心盡力的服務,不能應付差事,不能敷衍了事,要認真負責,積極努力,埋頭苦干,做好每一項工作,耐心不怕辛苦不怕麻煩,謙虛謹慎,耐心聽取意見,匯報情況,開展工作必須要有耐心,不急躁,要真心實意實實在在的干事情,不弄虛作假、不懈怠、不自滿,反映情況要真實可靠,不能瞎估計,以免造成工作上的貽誤。三是樹立奉獻意識。必須樹立無私奉獻的意識,不計名利,不講報酬,任勞任怨,踏踏實實地從平凡的工作入手,從身邊基本小事做起,勇于承擔自己的本職工作將其做好,在工作中實踐自己的理想,不斷地磨練自己,提升自己的工作技能,切切實實的將辦公室的每一件事情做到事無巨細,哪怕是在小的事情也不出現一絲一毫的馬虎,要以自己的工作實際行動的標準來以身作則,在辦公室這個平凡而又繁瑣的工作崗位上,做出不平凡的成績,用自己黨員的踐行標準實實在在的當好一個辦公室主任。

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